PROVIMENTO Nº 65/2015 - PGJ

Estabelece normas e procedimentos a serem observados no processo de proposição e na gestão dos projetos estratégicos no âmbito do Ministério Público do Rio Grande do Sul.

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, MARCELO LEMOS DORNELLES, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO que o processo de gerenciamento de projetos pressupõe metodologia para auxiliar os gerentes de projeto na elaboração de suas propostas e orientá-los na condução de todas as etapas do trabalho;

CONSIDERANDO a necessidade de aprimorar a metodologia de gerenciamento de projetos, programas e portfólios para execução da estratégia do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul - MPRS;

RESOLVE editar o seguinte Provimento:

Art. 1º Este Provimento estabelece normas e procedimentos a serem observados no processo de proposição e na gestão dos projetos estratégicos no âmbito do Ministério Público do Rio Grande do Sul.

§ 1º A gestão de projetos estratégicos deverá observar as orientações estabelecidas neste Provimento, sem prejuízo do disposto nas normas e nos procedimentos do MPRS para a utilização de recursos, aquisições, contratações, viagens, ações educacionais, participação e organização de eventos, e outras atividades que estejam regulamentadas no âmbito desta Instituição e da Administração Pública.

§ 2º Os projetos que não forem enquadrados como estratégicos podem, a critério de seu gestor, seguir os procedimentos deste regulamento.

Art. 2º Para os fins deste Provimento, entende-se por:
I - projeto: empreendimento temporário, planejado, com começo e término previamente definidos, realizado de maneira coordenada, que visa alcançar objetivos específicos com característica singular;
II - programa: um grupo de projetos e ações relacionados, gerenciados de modo coordenado, para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados indi¬vidualmente;
III - portfólio: conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz dos mesmos e, ainda, tornar mais eficiente, eficaz e efetiva a execução da estratégia;
IV - projeto estratégico: projeto vinculado à missão, à visão e aos objetivos estratégicos, com a possibilidade de envolver mais de uma unidade, o que pode exigir maior coordenação e articulação entre setores diversos para o alcance dos objetivos;
V - escritório de projetos estratégicos: estrutura organizacional que gerencia informações, apoia o planejamento e a estruturação dos projetos estratégicos, acompanha e presta suporte ao desenvolvimento de um conjunto de projetos, mantendo informadas as partes interessadas e a alta administração;
VI - gerente do projeto: membro ou servidor que coordenará os trabalhos relacionados ao projeto estratégico;
VII - patrocinador do projeto: membro ou servidor que apoie o projeto tanto em termos financeiros quanto com respaldo político, garantindo os recursos necessários.

Art. 3º Compete ao Procurador-Geral de Justiça:
I - estabelecer as diretrizes para a gestão de projetos estratégicos do MPRS, ouvido a Coordenação do Gabinete de Articulação e Gestão Integrada;
II - decidir sobre:
a) aprovação do projeto estratégico, valendo-se para tanto de informações sobre o alinhamento do projeto à Estratégia da Instituição, impacto e disponibilidade de recursos financeiros para o projeto;
b) suspensão ou cancelamento de projetos estratégicos;
c) proposições referentes a acréscimos de custo;
d) homologação do encerramento do projeto.

Art. 4º Compete ao Gabinete de Articulação e Gestão Integrada, através do Escritório de Projetos denominado de Unidade de Suporte a Projetos:
I - propor alterações na priorização de projetos vinculados ao Planejamento Estratégico Institucional. Para tanto, deve ser aplicada a cada proposta de projeto uma matriz de priorização com vistas a classificar o projeto quanto à sua prioridade. Esta matriz deve acompanhar o projeto quando submetido à apreciação do Procurador-Geral de Justiça para fins de aprovação;
II - avaliar o portfólio de projetos com vistas a assegurar alinhamento com o Planejamento Estratégico Institucional;
III - solicitar suspensão ou cancelamento de um projeto específico;
IV - decidir sobre as alterações de escopo e acréscimos de prazo;
V - promover a gestão de projetos estratégicos, em especial, quanto aos aspectos de planejamento e coordenação dos trabalhos e de acompanhamento dos resultados;
VI - prestar consultoria interna quando da elaboração dos projetos;
VII - apresentar parecer ao Procurador-Geral de Justiça sobre propostas de projetos submetidos a sua consideração pelas unidades demandantes;
VIII - analisar a documentação dos projetos estratégicos, assegurando que ela seja consistente, completa e focada em resultados;
IX - supervisionar a execução dos projetos estratégicos aprovados, zelando pela aplicação desta norma e pela observância das melhores práticas em gerenciamento de projetos;
X - propor a suspensão ou o cancelamento de projeto estratégico que esteja sendo executado em desacordo com este Ato;
XI - analisar relatório de encerramento, validando os resultados e registrando experiências para aperfeiçoamento contínuo do gerenciamento de projetos no MPRS;

Art. 5º Compete ao Gerente do Projeto:
I - planejar o projeto;
II - garantir que o projeto seja incluído no “software” específico para gerenciamento de projeto do MPRS - “Channel”;
III - realizar a reunião de abertura e a interlocução necessárias com as unidades envolvidas no projeto;
IV - atuar de forma a garantir que o projeto seja executado dentro do prazo, do orçamento e de acordo com as especificações definidas na fase de planejamento;
V - propor os recursos materiais e humanos, as contratações e os treinamentos necessários para a realização do projeto;
VI - demandar aos setores competentes do MPRS as providências e os materiais necessários para a realização dos trabalhos de acordo com as negociações e as especificações firmadas na etapa de planejamento;
VII - elaborar projeção de custos do projeto, valendo-se para tanto do auxílio das áreas específicas da Instituição que possuem correlação com o tema e da Unidade de Suporte a Projetos;
VIII - controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos, adotando a metodologia e ferramentas próprias para gestão de projeto, tendo como referência as orientações técnicas repassadas pela Unidade de Suporte a Projetos do GAGI;
IX - identificar e gerenciar os riscos do projeto;
X - tomar providências corretivas e, caso seja necessário, ajustar o projeto, negociando com as unidades envolvidas;
XI - encerrar o projeto, validando as entregas com as unidades envolvidas e consolidando as lições aprendidas.

Art. 6º Os projetos regulamentados por este Ato devem apresentar vínculo com um ou mais objetivos estratégicos previstos no Mapa Estratégico do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul.

Art. 7º A gestão de cada projeto deverá observar, sequencialmente, as seguintes etapas:
I - Iniciação;
II - Planejamento;
III - Execução;
IV - Monitoramento e Controle;
V - Encerramento.

Art. 8º A iniciação é o processo em que ocorre a formalização da proposta do projeto pela área demandante e a autorização de seu início pela Administração (Patrocinador). Essa formalização ocorre por meio de preenchimento do sistema “Channel” pelo gerente do projeto com, no mínimo, justificativa, objetivo e cronograma. A Unidade de Suporte a Projetos comunicará a área demandante a aprovação ou não do projeto proposto, informando inclusive, no caso de não aprovação, os motivos.

Art. 9º O planejamento é etapa em que a proposta do projeto aprovado é detalhada pelo gerente e equipe do projeto, com apoio da Unidade de Suporte a Projetos. Este detalhamento se dá pelo detalhamento do cronograma, definição de indicadores e riscos do projeto e matriz de responsabilidades.

Art. 10. Após aprovação do patrocinador do projeto, o gerente de projeto e sua equipe estão autorizados a iniciar sua execução. A execução compreende a administração de pessoas e recursos pelo gerente de projetos, visando à consecução das atividades definidas.

Art. 11. O processo de controle envolve o acompanhamento e monitoramento periódico da execução do projeto, a identificação de ações corretivas e o gerenciamento de mudanças. Visando ao acompanhamento dos projetos estratégicos, o Escritório de Projetos reúne-se periodicamente com o gerente e equipe do projeto para atualização do cronograma e monitoramento de dificuldades/ riscos, assim como, o gerente do projeto, com apoio da Unidade de Suporte a Projetos, deverá prestar contas do andamento do projeto à Administração (Patrocinador).

Art. 12. O encerramento consiste em verificar e documentar os resultados do projeto e lições aprendidas e só poderá ser efetivado com o aval da Administração (Patrocinador).

Art. 13. Este Provimento entrará em vigor na data de sua publicação.

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 26 de junho de 2015.

MARCELO LEMOS DORNELLES,
Procurador-Geral de Justiça.

Registre-se e publique-se.

Karin Sohne Genz,
Promotora de Justiça,
Chefe de Gabinete.
DEMP: 30/06/2015.