PROVIMENTO N. 06/2023 - PGJ

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, MARCELO LEMOS DORNELLES, no uso das atribuições legais que lhe conferem o artigo 109, inciso I, da Constituição do Estado, o artigo 4.º, § 5.º, da Lei Estadual n. 7.669, de 17 de junho de 1982 e,

 

CONSIDERANDO o advento da nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos – Lei Federal n. 14.133, de 1.º de abril de 2021;

 

CONSIDERANDO o disposto no Provimento n. 03/2023-PGJ, que trata da governança das contratações;

 

CONSIDERANDO a necessidade de definir e regrar instrumentos de gestão e controles vinculados às contratações;

 

RESOLVE, tendo em vista o que consta no PGEA.00565.000.027/2022, editar o seguinte PROVIMENTO:

 

CAPÍTULO I

DOS OBJETIVOS E ÂMBITO DE APLICAÇÃO

 

Art. 1.º  Fica instituída, no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul, a gestão de riscos em contratações, que deve contribuir para que, no mínimo, os seguintes objetivos sejam atingidos:

 

I - assegurar a seleção da proposta apta a gerar o resultado de contratação mais vantajoso para a Administração Pública, inclusive no que se refere ao ciclo de vida do objeto;

 

II - assegurar tratamento isonômico entre os licitantes, bem como a justa competição;

 

III - evitar contratações com sobrepreço ou com preços manifestamente inexequíveis e superfaturamento na execução dos contratos;

 

IV - incentivar a inovação e o desenvolvimento nacional sustentável;

 

V - promover um ambiente íntegro e confiável;

 

VI - assegurar o alinhamento das contratações ao planejamento estratégico e às leis orçamentárias;

 

VII - promover a eficiência, efetividade e eficácia nas contratações.

 

Art. 2.º  A gestão de riscos aplicar-se-á ao metaprocesso de contratações, composto pelas fases de:

 

I - planejamento;

 

II - seleção do fornecedor; e

 

III - gestão do contrato.

 

 

CAPÍTULO II

DAS DEFINIÇÕES

 

Art. 3.º  Para fins deste Provimento, considera-se:

 

I - Risco: evento futuro e identificado, ao qual é possível associar uma probabilidade de ocorrência e um grau de impacto, que afetará positiva ou negativamente os objetivos almejados, caso ocorra;

 

II - Gestão de riscos em contratações: metodologia para identificar, avaliar, tratar e monitorar os riscos que podem impactar no alcance dos objetivos;

 

III - Controles internos: ações, indicadores, diretrizes, planos, regras, processos, instrumentos, sistemas, conferências, entre outros, que são utilizados para mitigar os riscos em contratações;

 

IV - Linhas de defesa aplicadas às contratações: modelo que visa orientar a forma de organizar estruturas e responsabilidades quanto à governança e ao gerenciamento de riscos e controles, auxiliando no atingimento dos objetivos;

 

V - Probabilidade: possibilidade de ocorrência de um evento de risco dentro de um prazo determinado;

 

VI - Impacto: consequência resultante da ocorrência de um evento de risco;

 

VII - Nível de risco: resultado da multiplicação dos valores previstos em escalas de probabilidade de ocorrência e de grau de impacto de um risco, indicando sua magnitude;

 

VIII - Matriz de risco: ferramenta que, de forma visual e objetiva, permite avaliar o nível de risco;

 

IX - Plano de Tratamento de Riscos: instrumento de governança no qual são relacionadas ações para reduzir a probabilidade e o impacto dos riscos avaliados no metaprocesso de contratações, com indicativo de controles internos a serem implementados, prazos e responsáveis;

 

X - Mapa de Risco: ferramenta de gestão que visa fornecer razoável segurança ao atingimento dos objetivos.

 

CAPÍTULO III

DAS RESPONSABILIDADES E DA ORGANIZAÇÃO DAS LINHAS DE DEFESA EM CONTRATAÇÕES

 

Art. 4.º  A gestão de riscos é responsabilidade dos agentes públicos que estão organizados nas seguintes linhas de defesa:

 

I - na primeira linha, pelos a seguir relacionados que, no âmbito de seus processos de trabalho e correspondentes entregáveis, são os proprietários e responsáveis pelos riscos e controles internos:

 

a) coordenador da área demandante;

 

b) solicitante da área demandante;

 

c) integrantes da equipe de apoio/licitações/contratos (equipe de planejamento);

 

d) agente ou comissão de contratações;

 

e) responsáveis pelo provisionamento de recursos orçamentários;

 

f) gestor de contrato;

 

g) fiscais;

 

h) ordenadores de despesa;

 

i) pagador.

 

II - na segunda linha, pelos a seguir relacionados, que apoiarão a primeira linha na gestão dos riscos:

 

a) integrantes da Assessoria de Gestão e Controle Interno, no assessoramento e aplicação da metodologia de gestão de riscos e no desenvolvimento de processos, controles internos e padrões;

 

b) integrantes da Unidade de Assessoramento Jurídico, no assessoramento ao controle do cumprimento da legalidade, regulamentos e atendimento aos padrões.

 

III - na terceira linha, pelos integrantes da Auditoria Interna.

 

Parágrafo único. O Diretor-Geral tem a responsabilidade de apoiar as linhas de defesa na gestão de riscos.

 

Art. 5.º  Os integrantes das linhas de defesa observarão o seguinte:

 

I - quando constatarem simples impropriedade formal, adotarão medidas para o seu saneamento e para a mitigação de riscos de sua nova ocorrência, preferencialmente com o aperfeiçoamento dos controles preventivos e com a capacitação dos agentes públicos responsáveis;

 

II - quando constatarem irregularidade que configure dano à Administração, sem prejuízo das medidas previstas no inciso I, adotarão as providências necessárias para a apuração das infrações administrativas, observadas a segregação de funções e a necessidade de individualização das condutas, bem como remeterão ao órgão competente do Ministério Público cópias dos documentos cabíveis para a apuração dos ilícitos de sua competência.

 

CAPÍTULO IV

DOS CONTROLES INTERNOS

 

Art. 6.º  Os controles internos são de responsabilidade e operados pela primeira e segunda linhas de defesa, funcionando como instrumentos de resposta aos riscos, com o fim de obter maior probabilidade de atingir os objetivos.

 

Parágrafo único.  A instituição de controles internos deve atender aos seguintes propósitos:

 

a) dar resposta aos riscos em conformidade com a gestão de riscos;

 

b) garantir a aderência às leis, aos regulamentos e às políticas da Instituição;

 

c) assegurar a precisão e a confiabilidade das informações; e

 

d) racionalizar o trabalho administrativo e estimular a eficiência operacional.

 

Art. 7.º  Ficam instituídos, no mínimo, os seguintes instrumentos de controle, os quais devem estar em constante aperfeiçoamento:

 

I - o Plano de Contratações Anual;

 

II - o SIM – Sistema de Informações do Ministério Público -, e seus módulos de apoio às contratações, capazes de gerar dados e informações;

 

III - o processo eletrônico, obrigatório para a tramitação de toda e qualquer contratação, capaz de emprestar publicidade aos atos praticados e gerar dados atinentes às contratações;

 

IV - os documentos padronizados;

 

V - os mapas de risco e as listas de checagem padronizadas utilizadas na instrução de procedimentos de contratação, bem como nas alterações contratuais, reajustes e pagamentos;

 

VI - o Portal Transparência do Ministério Público, na forma regulamentada pelo Conselho Nacional do Ministério Público, como forma de prestar contas e permitir o controle social;

 

VII - o Portal Nacional de Contratações Públicas, na forma da Lei Federal n. 14.133, de 1.º de abril de 2021; e

 

VIII - os indicadores de desempenho relativos às contratações.

 

CAPÍTULO V

DOS INSTRUMENTOS

 

Art. 8.º  Os seguintes instrumentos e ferramentas de gestão de riscos são aplicados ao metaprocesso de contratações:

 

I - a Matriz de Riscos e as Escalas de Apoio para Avaliação, constantes do Anexo I deste Provimento;

 

II - a tabela de Nível de Apetite a Risco x Tipo de Resposta, constante do Anexo II deste Provimento;

 

III - o Mapa de Riscos, constante do Anexo III deste Provimento; e

 

IV - o Plano de Tratamento de Riscos do Metaprocesso de Contratações, constante do Anexo IV deste Provimento.

 

§ 1.º O metaprocesso de contratações será revisado anualmente, sob supervisão do Diretor-Geral, visando identificar mudanças nos níveis de risco em contratações.

 

§ 2.º  A forma de aplicação dos instrumentos previstos nos caput constará de Manual, a ser disponibilizado na intranet da Instituição.

 

§ 3.º Concluída a revisão anual, o Diretor-Geral deverá remeter ao Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos o Mapa e o Plano de Tratamento de Riscos para o ano subsequente, para avaliação e decisão, bem como o reporte em relação ao estágio das ações que foram previstas no Plano de Tratamento de Riscos do ano anterior.

 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 9.º  O Diretor-Geral poderá expedir normas complementares para a execução deste Provimento, bem como disponibilizar, em meio eletrônico ou na intranet, informações adicionais.

 

Art. 10.  Os casos omissos serão decididos pelo Diretor-Geral.

 

Art. 11.  Este Provimento entrará em vigor em 1.º de março de 2023.

 

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 10 de janeiro de 2023.

 

 

MARCELO LEMOS DORNELLES,

Procurador-Geral de Justiça.

 

 

 

Registre-se e publique-se.

 

 

 

Luciano de Faria Brasil,

Promotor de Justiça,

Chefe de Gabinete.

DEMP: 16/01/2023.

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO I

Matriz de Riscos e Escalas de Apoio

 

 

 

 

 

 

ANEXO II

Tabela de Nível de Apetite a Risco x Tipo de Resposta

 

 

 

 

ANEXO III

Mapa de Riscos

 

 

 

 

ANEXO IV

Plano de Tratamento de Riscos do Metaprocesso de Contratações