- Órgão/Setor:
- UNIDADE DE TRANSPORTES
Série: Gestão da Autorização/Permissão de Uso de Veículo (930086)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Registro Eletrônico da Requisição de Transporte | 10 anos | x | Suporte eletrônico. Demandas do deslocamento de pessoas, materiais e equipamentos | |||
| Requisição de Transporte | 1 ano | x | Suporte papel. Via assinada pelo motorista para fins de controle da distribuição do serviço | |||
Série: Uso de Veículo (930096)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Dossiê de Documentação do Veículo | Até a desativação do veículo | x | Suporte papel. Composto por: Certificado de Propriedade; Nota Fiscal do Veículo; Recibo de Pagamento de Seguro Obrigatório; Situação do Licenciamento do Veículo; Memorando comunicando multa de trânsito. Original da Nota Fiscal do Veículo no DETRAN e 2ª via na Unidade de Patrimônio. Este Dossiê acompanha o veículo quando da sua desativação/doação. | |||
| Planilha de Controle de Movimentação dos Veículos | 10 anos | x | Suporte papel. Controle diário de movimentação dos veículos. | |||
| Dossiê de Controle de Manutenção | Até a desativação do veículo | x | Suporte papel. Composto por 3ª vias ou cópias de Notas Fiscais referentes a Manutenção de Veículos. A 1º via das notas fiscais encontra-se no Processo de Pagamento ou de Prestação de Contas. | |||
Série: Gestão da Prestação de Serviços - Mão de Obra Residente (930075)
Subsérie: Fiscalização Contratual (920302) e Técnica (920303)
Subsérie: Fiscalização Contratual (920302) e Técnica (920303)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Procedimento de Gestão Administrativa - PGEA | Até término da vigência do Contrato | 2 anos após a aprovação das contas pelo TCE | x | Suporte papel. Gestão do contrato de motoristas terceirizados | ||
| Ofício/Memorando/Mensagem de Correio Eletrônico | 1 ano | x | Quando emitidos são nos casos de cobrança de sinistros ou multas e estes ficam no expediente do fato (multa ou sinistro). Casos de pedidos de solução de falhas na execução do contrato ficam com os ofícios expedidos do ano vigente. | |||
Série: Gestão da Prestação de Serviço - Mão de Obra Não Residente (930074)
Subsérie: Fiscalização Contratual (920302)
Subsérie: Fiscalização Contratual (920302)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Procedimento de Gestão Administrativa - PGEA | Até término da vigência do Contrato | 2 anos após a aprovação das contas pelo TCE | x | Suporte papel. Gestão do contrato de manutenção de veículo; Contrato de cartão-combustível; Contrato de seguro; Contrato de locação de veículo; Contrato de compra de pneu. | ||
Série: Acompanhamento de Atividades / Resultados (930314)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Relatório | 1 ano | x | Suporte eletrônico (PDF). | |||
Série: Aquisição de Material (930031)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Procedimento de Gestão Administrativa - PGEA | Até o término do pagamento ou da vigência do contrato, o que terminar por último | 10 anos | x | Pode ser por Licitação, Dispensa de Licitação e Inexigibilidade. Este processo é avaliado no setor que solicitou a aquisição. O processo de pagamento é avaliado na APO. Os processos de aquisições não realizadas podem ser eliminados após 5 anos. | ||
Série: Contratação de Prestação de Serviço (930071)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Procedimento de Gestão Administrativa - PGEA | Até o término do pagamento ou da vigência do contrato, o que terminar por último | 10 anos | x | Pode ser por Licitação, Dispensa de Licitação e Inexigibilidade. Este processo é avaliado no setor que solicitou a aquisição. O processo de pagamento é avaliado na APO. Os processos de contratações não realizadas podem ser eliminados após 5 anos. | ||
Série: Adiantamento de Despesas (930271)
Subsérie: Prestação de Contas (920424)
Subsérie: Prestação de Contas (920424)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Procedimento de Gestão Administrativa - PGEA | Até aprovação das contas pelo TCE | 2 anos | x | |||
Série: Gestão de Frequência - Abono de Falta/ Ausência (930195)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
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| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Comprovante de Efetividade | 1 ano | 58 anos | x | Refere-se aos atestados, laudos e certidões originais, em suporte papel, de comprovação da efetividade mensal dos Servidores e Estagiários, a partir da implantação do Ponto Soft. | ||
Série: Indenizações e Auxílios - Diárias e Passagens (930170) e Ajuda de Custo e Transporte (930162)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
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| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Comprovante de Deslocamento | 1 ano | 9 anos | x | Refere-se a notas fiscais, bilhetes de passagens, certidão de comparecimento, em suporte papel, de comprovação do deslocamento dos Membros e Servidores, a partir da implantação do SIM/SID. | ||
Série: Arrolamento/Inventário de Material (930042)
| Tipo Documental | Prazo de Guarda | Destinação | Observação | Justificativa | ||
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| Corrente | Intermediário | Permanente | Eliminação | |||
| Inventário de Bens Patrimoniais | Até atualização + 1 ano | x | Suporte papel. | |||
| Termo de Responsabilidade | Até atualização do Inventário + 1 ano | x | Suporte papel. | |||
| Requisição de Transferência e/ou Recolhimento de Material Permanente | Até atualização do Inventário + 1 ano | x | Suporte papel. | |||
