Institui a Política de Gestão da Informação no âmbito do Ministério Público, e dá outras providências.

O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das suas atribuições legais,

Considerando o teor do processo administrativo nº 805-0900/02-7,

RESOLVE editar o seguinte Provimento:

Art. 1º Este Provimento estabelece a Política de Gestão e Segurança da Informação no âmbito do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul e as diretrizes que devem ser aplicadas: (Revogado pelo Provimento nº 33/2012)

I - na elaboração de normas que envolvam os ativos de informação, entendendo-se estes como quaisquer ativos ligados à produção, ao arquivamento, ao acesso, à difusão e à destinação da informação;

II – na elaboração de planos estratégicos e operacionais que envolvam ativos de informação;

III - na produção documental;

IV – na definição e no controle do fluxo documental;

V – na definição dos recursos de informática; e

VI - na definição de critérios que garantam a segurança da informação.

Art. 2º Por Política de Gestão da Informação entende-se o conjunto de diretrizes que orientam as ações e normas para a produção, o arquivamento, a difusão, o acesso e a destinação da informação. (Revogado pelo Provimento nº 33/2012)

Art. 3º Por Política de Segurança da Informação entende-se o conjunto de diretrizes relativas à manutenção da confidencialidade, da integridade, da disponibilidade e da autenticidade da informação. (Revogado pelo Provimento nº 33/2012)

§ 1º Os ativos classificam-se, quanto ao grau de sigilo, em:

I – Secreto, para informações ou documentos que envolvam a honra e a imagem de pessoas, que, por sua natureza, requeiram elevadas medidas de segurança e cujo teor ou características só possam ser do conhecimento de agentes públicos autorizados a tanto em razão do desempenho de cargo ou função;

II – Confidencial, para as informações ou documentos cujo conhecimento por pessoa não autorizada possa dificultar o trâmite e o desenvolvimento da ação ministerial ou ser prejudicial aos interesses do Estado, de entidades ou de indivíduos; e

III – Reservado, para as informações ou documentos que não devam ser de acesso público, no interesse do serviço.

§2º A classificação nos três graus – secreto, confidencial e reservado – ficará restrita apenas ao Procurador-Geral de Justiça, ao Corregedor-Geral do Ministério Público, ao Subcorregedor-Geral do Ministério Público e aos Subprocuradores-Gerais de Justiça.(Redação alterada pelo Provimento nº 39/2005)

§ 2º A classificação dos ativos elencada no § 1º deste artigo caberá:(Redação alterada pelo Provimento nº 48/2006)

I – Ao Procurador-Geral de Justiça, ao Corregedor-Geral do Ministério Público, ao Subcorregedor-Geral do Ministério Público, aos Subprocuradores-Gerais de Justiça, aos Procuradores de Justiça, aos Promotores de Justiça, ao Diretor-Geral e aos servidores incumbidos da Coordenação de Comissões ou Setores com função correicional, em quaisquer dos três graus – secreto, confidencial e reservado.

II - Aos servidores no exercício da função de Coordenação de Setor, unicamente no grau reservado.

III - Excepcionalmente, a competência prevista no inciso I pode ser delegada pela autoridade responsável a servidores no exercício de função ou de encargo de Coordenação de Setor. (Acrescentado pelo Provimento nº 70/2007).

§ 3º A classificação nos graus de confidencial e reservado ficará restrita aos Procuradores de Justiça, Promotores de Justiça e ao Diretor-Geral.

§ 3º Os prazos estabelecidos para a manutenção do grau de sigilo serão de até 50 (cinqüenta) anos para os documentos secretos, até 10 (dez) anos para os documentos confidenciais e até 5 (cinco) anos para os documentos reservados, podendo ser renovados por igual período.(redação dada pelo Provimento nº 48/2006)

§ 3º Os prazos estabelecidos para a manutenção do grau de sigilo serão de 50 (cinqüenta) anos para os documentos secretos, 10 (dez) anos para os documentos confidenciais e 5 (cinco) anos para os documentos reservados, podendo ser renovados por igual período. (Redação alterada pelo Provimento nº 70/2007)

§ 4º A classificação no grau de reservado caberá aos servidores no exercício da função de Coordenação.

§ 4º Os documentos decorrentes de atividade pericial em saúde terão caráter secreto e os decorrentes de atividade de assessoria em saúde a órgãos institucionais, terão caráter confidencial. (Redação dada pelo Provimento nº 48/2006)

§ 5º Os prazos estabelecidos para a manutenção do grau de sigilo serão de até 50 (cinqüenta) anos para os documentos secretos, até 10 (dez) anos para os documentos confidenciais e até 5 (cinco) anos para os documentos reservados, podendo ser renovados por igual período. (Redação alterada pelo Provimento nº 51/2004.)

§ 5º Os documentos referentes a processos que correm em segredo de justiça, nos termos da legislação processual civil, penal e especial vigentes, serão classificados no grau de sigilo secreto. (Redação dada pelo Provimento nº 48/2006)

§ 6º Os documentos médicos serão classificados como confidenciais, sendo que os de caráter pessoal relativos à sanidade física e mental serão classificados como secretos. (revogado pelo Provimento nº 48/2006)

Art. 4º No trato de informações classificadas como sigilosas, deverão ser observados os seguintes procedimentos: (Redação do “caput”, incisos, parágrafos e alíneas alterada pelo Provimento nº 39/2005) (Revogado pelo Provimento nº 33/2012)

I – Quanto à classificação - O classificador, ao analisar a hipótese de impor, ou não, o sigilo a alguma informação deverá atentar para os princípios da razoabilidade e da necessidade, uma vez que a política de gestão da informação é orientada para sua publicidade.

II – Quanto à marcação - A marcação ou indicação do grau de sigilo em documentos registrados em papel deverá ser feita, em fase de produção, em todas as páginas do documento e na capa, se houver, através de carimbo contendo o grau de sigilo e o tempo de vigência do sigilo.

II - Quanto à marcação - A marcação ou indicação do grau de sigilo em documentos registrados em papel deverá ser feita, em fase de produção, em todas as páginas do documento e na capa, se houver, através de carimbo contendo o grau de sigilo ou de inserção de figura, em cor contrastante.(Redação alterada pelo Provimento nº 70/2007).

§ 1º Os modelos de carimbo encontram-se no Anexo II.

§ 1º Os modelos de carimbo e figura encontram-se no Anexo II. (Redação alterada pelo Provimento nº 70/2007)

§ 2º A indicação será centralizada, preferencialmente no alto ou no pé de cada página, em cor contrastante com a do documento.

§ 3º As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, indicação do total de páginas que compõem o documento.

§ 3º As páginas serão numeradas em ordem seqüencial. (Redação alterada pelo Provimento nº 70/2007).

§ 4º Em caso de produção de mais de uma via de documentos sigilosos, deverá haver igualmente a marcação do mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 5º A classificação de um grupo de documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída ao documento classificado com o mais alto grau de sigilo.

§ 6º Os discos sonoros e ópticos (CD-ROM), fitas e discos magnéticos (disquetes) e demais meios de armazenamento de dados serão marcados com a classificação devida, no invólucro com o carimbo indicando o grau de sigilo.

§ 7º Os negativos ou "slides", microfilmes, os filmes e fotografias sigilosos deverão exibir nas embalagens o grau de sigilo atribuído ao conteúdo.

§ 8º Nos casos de autuação de processo, deverá ser aposto na capa, junto ao número do protocolo, a inscrição do grau de sigilo correspondente ao de seu conteúdo.

III – Quanto ao registro, expedição e tramitação de documentos sigilosos:

§ 1º Quando documentos contendo informações sigilosas forem autuados, seus classificadores deverão fornecer elementos identificadores para registro que não coloque em risco o sigilo e que ao mesmo tempo não prejudique sua posterior localização e acesso.

§ 2º A segurança relacionada com a expedição de documentos sigilosos é da responsabilidade de todos aqueles que os manusearem.

§ 3º Os documentos sigilosos em papel, quando em expedição e tramitação:

a) serão acondicionados em embalagens duplas;
b) a embalagem externa deverá conter apenas o nome, a função do destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique o grau de sigilo do conteúdo;
c) na embalagem interna, além das informações referidas na alínea “b” será indicado o grau de sigilo do documento, de modo a ser visto logo que removida a embalagem externa;
d) as embalagens serão fechadas, lacradas e expedidas mediante recibo em guia de encaminhamento, que indicará, necessariamente, remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento;
d) as embalagens serão fechadas, lacradas e expedidas mediante registro das informações indispensáveis como remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento, no sistema onde estiver sendo operado. (Redação alterada pelo Provimento nº 70/2007).(Redação alterada pelo Provimento nº 70/2007).
e) sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra PESSOAL no envelope (interno) contendo o documento sigiloso.

§ 4º A expedição de informações sigilosas poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado ou sistema de encomendas.

§ 5º Aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos incumbe:

a) verificar indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida e, se for o caso, dar ciência do fato ao remetente;
b) registrar recebimento no meio de controle de tramitação utilizado;
c) não abrir a embalagem interna a não ser que seja o próprio destinatário ou devidamente autorizado por este.

§ 6º Documentos sigilosos recolhidos ao Arquivo Geral, terão os dados indispensáveis para identificação dos mesmos registrados nos instrumentos de pesquisa e demais informações serão utilizadas apenas por necessidade de serviço.

IV – Quanto à reclassificação e a desclassificação:

§ 1º A classificação de dados ou informações sigilosos poderá ser alterada ou cancelada pela autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, respeitados os interesses da ação ministerial e segurança da sociedade e do Estado.

§ 2º Na reclassificação o novo prazo de vigência será registrado no carimbo indicativo do grau de sigilo (ver Anexo III).

§ 3º A desclassificação de dados ou informações será automática após transcorridos os prazos previstos no artigo 3º, § 5º deste instrumento, salvo no caso de sua prorrogação.

§ 4º A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosas deverá constar da capa, se houver, e da primeira página.
§ 4º A indicação da reclassificação ou da desclassificação de dados ou informações sigilosas deverá constar da capa, se houver, e da primeira página, ao lado ou logo abaixo do carimbo de classificação. (redação alterada pelo Provimento nº 48/2006)

§ 5º Compete à CPAD propor à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o artigo 3º, § 5º do presente instrumento.
§ 5º Compete à CPAD propor à autoridade responsável pela classificação ou autoridade hierarquicamente superior, competente para dispor sobre o assunto, renovação dos prazos a que se refere o artigo 3º, § 3º, do presente instrumento. (redação alterada pelo Provimento nº 48/2006)

V – Quanto ao acesso - O acesso a dados ou informações sigilosas no Ministério Público – RS é admitido:

a) ao agente público, no exercício de cargo ou função, que tenha necessidade motivada de conhecê-los; e
b) ao cidadão ou seu representante legal, devidamente identificado, naquilo que diga respeito à sua pessoa ou ao seu interesse particular.

§ 1º Demais casos deverão ser solicitados mediante preenchimento, de forma clara e objetiva, de Requerimento de Acesso destinado ao Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos, que procederá a análise e deliberação ou designará quem o faça. O Requerimento (Anexo IV) será disponibilizado ao interessado que o protocolará no Órgão ou Setor depositário das informações ou na Unidade de Protocolo e Expedição.

§ 2º Poderão ser fornecidas certidões e cópias xerográficas de documentos nos termos do Provimento 47/2004.

§ 3º Serão liberados à consulta pública os documentos que contenham informações pessoais, desde que previamente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

§ 4º As entrevistas da atividade de Registro da História Oral, produzidas pelo Memorial do Ministério Público, terão o seu acesso definido pelo entrevistado no Termo de Cessão de Direitos Autorais e Autorização de Incorporação ao Acervo do Memorial, sendo acessadas somente por necessidade de serviço as entrevistas que contenham vedações.

§ 5º Os prontuários médicos que tenham sido classificados como secretos conforme termos do § 6º do Art. 3º deste Provimento, produzidos e arquivados no Serviço Biomédico, poderão ser acessados em situações em que as informações ali constantes sejam relevantes para outras perícias no âmbito do Serviço.
§ 5º Os prontuários médicos que tenham sido classificados como secretos, conforme termos do § 4º do artigo 3º deste Provimento, produzidos e arquivados no Serviço Biomédico, poderão ser acessados em situações em que as informações ali constantes sejam relevantes para outras perícias no âmbito do Serviço. (redação alterada pelo Provimento nº 48/2006)

§ 6º Os prontuários médicos são conjuntos documentais de perícia, portanto com função administrativa e como tal têm seu acesso franqueado no seu todo ou em parte no cumprimento da razão pericial, aplicando-se ao seu manuseio todos os regulamentos do presente Provimento.

VI – Quanto à publicação de atos relativos a informações sigilosas - A publicação dos atos relativos a informações sigilosas, se for o caso, limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer o sigilo.

VII – Quanto à reprodução:

§ 1º A reprodução do todo ou de parte de documento sigiloso terá o mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 2º O responsável pela produção ou reprodução de documentos sigilosos deverá providenciar a eliminação de minutas ou qualquer outro recurso, que possa dar origem a cópia não-autorizada do todo ou parte.

§ 3º Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras corporativas, oficinas gráficas ou similares, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia do sigilo durante a confecção do documento.

VIII – Quanto às áreas e instalações sigilosas - Os documentos sigilosos serão guardados em condições especiais de segurança:

a) nos Órgãos e Setores os documentos sigilosos, em Arquivo Corrente e registrados em meio físico, deverão ser guardados em móvel ou sala chaveada;
b) os Arquivos Intermediários das Promotorias de Justiça do Interior, que contiverem informações classificadas com grau de sigilo, deverão ser mantidos chaveados com a indicação de que é ÁREA DE ACESSO RESTRITO;
c) no Arquivo Geral os documentos sigilosos em meio físico serão tratados conforme as regras da Política de Gestão Documental e serão armazenados em suas dependências, mantidas chaveadas com a indicação de que é ÁREA DE ACESSO RESTRITO.

IX – Quanto às sanções, penalidades e preservação das informações sigilosas:

§ 1º Todo aquele que tiver conhecimento de assuntos sigilosos fica sujeito às sanções administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulgação dos mesmos.

§ 2º Na ocorrência de quebra de sigilo por Membros serão aplicadas as penalidades do Estatuto Estadual do Ministério Público, Lei n.º 6.536/1973 e demais legislação naquilo que couber.

§ 3º Na ocorrência de quebra de sigilo por servidores, serão aplicadas as penalidades do Estatuto e Regime Jurídico Único dos Servidores Públicos Civis do Estado do Rio Grande do Sul, Lei Complementar nº 10.098/1994 e quaisquer outras legislações que por ventura versem sobre a matéria.

§ 4º Na ocorrência da quebra de sigilo por estagiários e prestadores de serviços haverá cancelamento do contrato e responsabilização civil e penal.

§ 5º O uso de informações para proveito pessoal ou repasse para terceiros, extraídas de Base de Dados de outros órgãos interligados operacionalmente ao Ministério Público – RS, é considerado, da mesma forma, quebra de sigilo e passível das sanções elencadas nesta norma.

§ 6º Além de todas as exigências apontadas neste Provimento, os agentes públicos comprometem-se a, após o desligamento de suas funções, não revelar ou divulgar dados ou informações sigilosas das quais tiverem conhecimento no exercício de sua função.

Art. 5º Na elaboração da Política de Segurança da Informação deverão ser considerados: (Revogado pelo Provimento nº 33/2012)

I – a confidencialidade, entendendo-se esta como a garantia de que o acesso às informações somente seja obtido por pessoas autorizadas;

II – a integridade, entendendo-se esta como a garantia de que a informação é exata e completa;

III – a autenticidade, isto é, a garantia de que o dado ou a informação são verdadeiros e fidedignos tanto na origem quanto no destino;

IV – a disponibilidade, entendendo-se esta como a garantia de que os usuários autorizados obtenham as informações sempre que necessário; (Retificado no DOE de 04/10/2004, p. 36.)

V – publicidade, entendendo-se esta como a garantia de que os documentos ostensivos tenham acesso público; e

VI – os aspectos de segurança:

a) na produção, entendendo-se este como a atribuição de grau de sigilo pela autoridade competente, o controle dos recursos utilizados e a marcação dos documentos com sinais identificadores;

b) na difusão e recepção, entendendo-se este como o estabelecimento de controles de segurança na tramitação do documento entre o emissor e o receptor;

c) no manuseio, entendendo-se este como o estabelecimento de critérios de reclassificação e desclassificação; e controles de reprodução e elaboração de extratos e ementas;

d) no arquivamento, entendendo-se este como a definição dos locais e processos adequados para arquivamento e recuperação de documentos e informações sigilosos; e na definição de rotinas de prevenção e ações em casos de sinistros;

e) na eliminação de documentos e informações, entendendo-se este como a definição dos meios e locais de destruição, bem como das rotinas de eliminação;

f) a definição dos tipos e níveis de segurança dos sistemas de informação para uso no Ministério Público; e

g) o estabelecimento de padrões de gerenciamento das operações de rede.

Art. 6º Na elaboração de planos estratégicos e operacionais que envolvam ativos de informação deverão ser observados os princípios institucionais do Ministério Público da unidade, da indivisibilidade e da independência funcional.

Parágrafo único - Incumbe especialmente ao Grupo de Trabalho “Sistema Gerenciador de Promotorias” a administração permanente da implantação e operação do sistema, sendo que as demandas pertinentes devem ser encaminhadas ao Coordenador do Grupo, via endereço eletrônico csgp@mp.rs.gov.br”. (Parágrafo único acrescentado pelo Provimento nº 33/2007)

Art. 7º Toda criação de novos tipos documentais deverá ser submetida, previamente, à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para análise da conformidade ao Plano de Classificação e à Tabela de Temporalidade, bem como quanto à definição do modelo e inclusão no Glossário de Espécies, Formatos e Tipos Documentais.

Parágrafo único. Para a realização do previsto do caput, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos poderá utilizar os serviços da Direção-Geral e de suas Divisões e Unidades.

Art. 8º O Sistema de Protocolo Unificado do Ministério Público, como sistema controlador do fluxo de documentos, deverá ter como princípios:

I – utilização de uma única base de dados para o registro de entrada, de tramitação e de destino de documentos, correspondências e volumes;

II – tratamento diferenciado para documentos de caráter geral e documentos autuados;

III – integração de todos os sistemas de registro de entrada e de saída de informações em uso no Ministério Público; e

IV – o uso preferencial de meios eletrônicos para envio de informações e documentos, principalmente no que diz respeito à comunicação interna.

Art. 8º Fica criado o Serviço de Protocolo do Ministério Público que regulamenta o registro, controle de tramitação, acompanhamento de providências, destino, localização e acesso aos documentos, utilizando o Sistema de Protocolo Unificado – SPU e demais Sistemas a ele integrados, tendo por princípios:(ARTIGO ALTERADO PELO PROVIMENTO Nº14/2008)

I – a utilização de base de dados integrada para o registro de entrada, de tramitação e de destino de documentos, correspondências e volumes;

II – a garantia de acesso às informações protocolares em tramitação na Instituição, seja por necessidade de serviço interno, ou por direito da cidadania; e

III – o uso preferencial de meios eletrônicos para envio de informações e documentos, principalmente no que diz respeito à comunicação interna.

§ 1º As orientações técnicas relativas à operação do Serviço e do Sistema serão objeto de Treinamento imediato e estarão regulamentadas por meio de Ordem de Serviço.

§ 2º Fica vedada a possibilidade de tramitação de documentos em meio convencional ou digital sem o devido registro protocolar de sua criação/recebimento, encaminhamento, providências e destino.

§ 3º O Serviço de Protocolo é descentralizado, de responsabilidade de todos e coordenado, enquanto política institucional, pela Subprocuradoria-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos.

Art. 9º Por ato do Procurador-Geral de Justiça, deverá ser criada a Comissão Permanente de Informática, com atribuições para:

I – definir os sistemas de informação a serem utilizados no processamento das informações;

II – elaborar o Plano Diretor de Informática;

III – Elaborar a Política de Segurança da Informação do Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul e sua operacionalização; (Redação alterada pelo Provimento nº 28/2005)

IV – elaborar a Política de Uso e Acesso à intranet e à internet. (Retificado no DOE de 04/10/2004, p. 36.)

V – elaborar estudo de impacto e sugerir planejamento da implantação de software livre no Ministério Público do Estado do Rio Grande do Sul. (Inciso acrescentado pelo Provimento nº 28/2005)

Parágrafo único. O Plano Diretor de Informática, além de considerar as diretrizes estabelecidas na Política de Segurança da Informação, deverá:

a) ser elaborado para um período de cinco anos;

b) ser revisto e atualizado anualmente;

c) definir a política de desenvolvimento e uso de sistemas corporativos;

d) definir a política de uso de softwares livres; e

e) estabelecer critérios para a atualização do parque de equipamentos e dos aplicativos de microinformática.

Art. 10. O Presidente da Comissão Permanente de Informática, sempre que entender necessário, poderá convidar os Presidentes de Comissão cujo objeto esteja relacionado, direta ou indiretamente, com o disposto no Art. 9º deste Provimento, para participar das reuniões da Comissão Permanente de Informática. (Redação alterada pelo Provimento nº 28/2005)

Art. 11. As Comissões, criadas em caráter temporário ou permanente, cujo objeto esteja relacionado, direta ou indiretamente, com o disposto no Art. 9º deste Provimento, deverão remeter cópia das atas de suas reuniões, bem como dos relatórios de conclusão dos seus trabalhos à Comissão Permanente de Informática. (Artigo acrescentado pelo Provimento nº 28/2005)

Art. 12. A Comissão Permanente de Informática reger-se-á pelas disposições do Regimento Interno constante no Anexo I deste Provimento. (Artigo acrescentado pelo Provimento nº 28/2005. Redação alterada pelo Provimento nº 39/2005)

Parágrafo único. O Subprocurador-Geral de Justiça para Assuntos Administrativos poderá enviar, a seu critério, para a Comissão Permanente de Informática, que emitirá parecer sobre a viabilidade técnica do pedido, no prazo máximo de trinta (30) dias, as solicitações que impliquem o desenvolvimento de novos sistemas ou aplicativos, ou alterações nos já existentes, bem como as que demandem análise técnica específica. (Parágrafo único acrescentado pelo Provimento 33/2007)

Art. 13. Este Provimento entrará em vigor na data da sua publicação. (Artigo acrescentado pelo Provimento nº 28/2005)

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 31 de agosto de 2004.

ROBERTO BANDEIRA PEREIRA,
Procurador-Geral e Justiça.

Registre-se e publique-se.

Jorge Antônio Gonçalves Machado,
Diretor-Geral.

DOE DE 16/09/2004.