ORDEM DE SERVIÇO Nº 06/2015

Estabelece diretrizes e instruções a respeito da classificação e do tratamento das informações com restrição de acesso, e dá outras providências.

O EXCELENTÍSSIMO SENHOR PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, MARCELO LEMOS DORNELLES, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO a necessidade de regulamentar os procedimentos para a classificação de sigilo e acesso às informações produzidas e recebidas pelo Ministério Público do Rio Grande do Sul no exercício de suas funções relacionadas aos perfis dos usuários;

CONSIDERANDO a necessidade de fazer valer os princípios trazidos pela Lei nº 12.527/2011 e Provimento nº 33/2012, que tem como regra a publicidade, a facilitação ao acesso da informação pública e como exceção, a restrição de acesso;

CONSIDERANDO a necessidade de tratamento cuidadoso da informação que merece restrição de acesso, mesmo que temporário, seja por preservação da intimidade, da vida privada, honra e imagem das pessoas, seja para garantir a isonomia dos processos, seja para preservar o processo investigatório e demais circunstâncias previstas em lei,

RESOLVE editar a seguinte Ordem de Serviço:

CAPÍTULO I
DA CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO ÀS INFORMAÇÕES

Art. 1º Esta Ordem de Serviço tem por objetivo dar diretrizes e instruções sobre a classificação e o tratamento de informações com restrição de acesso, sejam elas com grau de sigilo, segredo de justiça ou informações pessoais.

Art. 2º As informações que, por sua natureza, já possuem restrição de acesso, terão classificação prévia nos Sistemas onde são operadas, de acordo com os assuntos em que forem cadastradas.

Art. 3º Dependendo das circunstâncias, algumas informações terão restrição de acesso definida pelo classificador, com a devida justificativa.

Art. 4º No trato de informações com restrição de acesso, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - a marcação em documentos com grau de sigilo ou que contenham informações pessoais registrados em papel deverá ser feita, em fase de produção, na capa ou na primeira página, através de carimbo contendo a indicação da restrição de acesso ou de inserção de figura com a indicação da restrição, em cor contrastante, da seguinte forma:

a) os modelos de carimbo e figuras encontram-se no Anexo I;

b) a indicação deverá ser em local visível;

c) em caso de produção de mais de uma via de documentos com restrição de acesso, deverá haver igualmente a marcação da mesma restrição de acesso do documento original;

II - a marcação ou indicação da restrição de acesso em documentos registrados em sistemas será feita em campo próprio, assim como a sua fundamentação e tempo de restrição;

III - no caso de documentos produzidos nos dois suportes, físico e eletrônico, é obrigatória a marcação da restrição de acesso em ambos;

IV - a desclassificação das informações será automática após transcorrido o prazo de classificação ou quando, por qualquer ato administrativo, a classificação tornar-se desnecessária ou obsoleta;

V - em caso de redução ou ampliação de prazo de vigência, alteração de grau ou desclassificação, o novo prazo será registrado apenas no sistema, com a devida fundamentação;

VI - os documentos em suportes não convencionais serão marcados com a classificação devida, no invólucro com o carimbo indicando a restrição de acesso.

Art. 5º A segurança relacionada com a expedição e tramitação de documentos com restrição de acesso é da responsabilidade de todos aqueles que os manusearem.

§ 1º Os documentos com restrição de acesso em suporte convencional, quando em expedição e tramitação serão acondicionados em embalagens duplas.

§ 2º A embalagem externa deverá conter apenas o nome, a função do destinatário e seu endereço, sem qualquer anotação que indique a restrição de acesso do conteúdo.

§ 3º Na embalagem interna, além das informações referidas no § 1º deste artigo, será indicada a restrição de acesso do documento, de modo a ser visto logo que removida a embalagem externa.

§ 4º As embalagens serão fechadas, lacradas e expedidas mediante registro das informações indispensáveis como remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento, no sistema onde estiver sendo operado.

§ 5º Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário será inscrita a palavra PARTICULAR no envelope (interno) contendo o documento com restrição de acesso e feito o registro no sistema como encaminhamento para PESSOA.

§ 6º A expedição de documentos com restrição de acesso poderá ser feita mediante serviço postal, com opção de registro, mensageiro oficialmente designado ou sistema de encomendas.

§ 7º Aos responsáveis pelo recebimento de documentos com restrição de acesso incumbe:

I - verificar indícios de violação ou de qualquer irregularidade na correspondência recebida e, se for o caso, dar ciência do fato ao remetente;

II - registrar recebimento no meio de controle de tramitação utilizado;

III - não abrir a embalagem interna a não ser que seja o próprio destinatário ou devidamente autorizado por este.

Art. 6º A publicação de atos relativos a informações com restrição de acesso limitar-se-á aos seus respectivos números, datas de expedição e ementas, redigidas de modo a não comprometer a restrição de acesso estabelecida.

Art. 7º A reprodução de dados ou informações com restrição de acesso poderá ser do todo ou de parte de documento e terá a mesma classificação de restrição de acesso do documento original, inclusive nos casos de ativos de informação, em ambiente informatizado.

§ 1º O responsável pela produção ou reprodução de documentos com restrição de acesso deverá providenciar a eliminação de minutas ou qualquer outro recurso, que possa dar origem a cópia não autorizada do todo ou parte.

§ 2º Sempre que a preparação, impressão ou, se for o caso, reprodução de documento com restrição de acesso for efetuada em tipografias, impressoras corporativas, oficinas gráficas ou similares, essa operação deverá ser acompanhada por pessoa oficialmente designada, que será responsável pela garantia da restrição de acesso durante a confecção do documento.

Art. 8º As áreas e instalações para armazenamento de documentos com restrição de acesso deverão estar de acordo com as recomendações da Política de Gestão da Informação e com as seguintes medidas de segurança:

I - nos Órgãos e Setores, os documentos com restrição de acesso em arquivo corrente e registrados em suporte convencional deverão ser armazenados em móvel ou sala chaveada;

II - os Arquivos Intermediários das Promotorias de Justiça, que contiverem informações com restrição de acesso, deverão ser mantidos chaveados e preferencialmente em área de acesso restrito;

III - no Arquivo Geral, os documentos com restrição de acesso em suporte convencional serão tratados conforme a Política de Gestão da Informação e serão armazenados, chaveados, em suas dependências, com a indicação de que é ÁREA DE ACESSO RESTRITO.

CAPÍTULO II
DA CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO ÀS INFORMAÇÕES
NOS SISTEMAS INFORMATIZADOS

Art. 9º A classificação de acesso está relacionada com o conteúdo da informação indicado pelo assunto e deverá ser realizada no mesmo momento da classificação deste no Sistema.

§ 1º Quando do recebimento, registro e trâmite inicial de documentos e atendimentos ainda não classificados pela autoridade classificadora, será registrado como NÃO CLASSIFICADO até posterior avaliação da autoridade classificadora.

§ 1.º Quando do recebimento, registro e trâmite inicial de documentos e atendimentos ainda não classificados pela autoridade classificadora, será registrado como NÃO CLASSIFICADO, podendo seu teor ser visualizado e acessado somente por quem atua no procedimento ou trabalha diretamente com os dados, ao menos até que ocorra a classificação manual e fundamentada de acesso, nos termos desta ordem de serviço.(Redação conferida pela Ordem de Serviço n. 18/2020-PGJ)

§ 2º Depois de classificado, havendo alteração do assunto, será necessário avaliar e reconsiderar a classificação de acesso.

Art. 10. Os assuntos, classes e movimentos estão estabelecidos nas Tabelas Unificadas do MPRS, disponíveis no sítio eletrônico do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP, http://sgt.cnmp.mp.br/login.php e instituídas pelo Provimento nº 44/2011.

Art. 11. A classificação de acesso dos procedimentos do MP será feita de maneira automática e predefinida pelo sistema, conforme assunto, ou manualmente pelo classificador.

~~Art. 12. Os assuntos com classificação automática de restrição de acesso por exigência legal ou administrativa estão relacionados no Anexo II - TABELA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO.~~

Art. 12. Os assuntos com classificação automática de restrição de acesso por exigência legal ou administrativa estão relacionados no Anexo II – TABELA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO – ÁREA FIM, e no Anexo IV - TABELA DE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO – ÁREA MEIO. (Redação alterada pela Ordem de Serviço n. 07/2018-PGJ)

Parágrafo único. SEGREDO DE JUSTIÇA não é classificação de acesso do Ministério Público, mas o processo classificado como tal, dá entrada e tramita com essa restrição de acesso.

Art. 13. A classificação automática não elimina necessidade de análise, adequação e possibilidade de classificação de acesso de forma manual.

Art. 14. A classificação manual fica a critério do classificador sempre considerando os princípios e orientações constantes no regramento sobre a matéria – Lei 12.527/2011 e Provimento nº 33/2012.

Art. 14. A classificação manual fica a critério do classificador sempre considerando os princípios e orientações constantes no regramento sobre a matéria – Lei n. 12.527/2011, Lei n. 13.709/2018, Provimento n. 33/2012 e Provimento n. 68/2020-PGJ.(Redação conferida pela Ordem de Serviço n. 18/2020-PGJ)

Art. 15. Nas circunstâncias de CLASSIFICAÇÃO MANUAL, deverão constar os seguintes elementos:

I - SIGILO: com as opções de classificação nos GRAUS de SIGILO RESERVADO, SECRETO ou ULTRASSECRETO ou como INFORMAÇÃO PESSOAL;

II - ASSUNTO: com preenchimento automático conforme o ASSUNTO do procedimento;

III - FUNDAMENTAÇÃO: textos-padrão à escolha do classificador:

a) PRESERVAÇÃO DA INTIMIDADE, DA VIDA PRIVADA, DA HONRA E DA IMAGEM DAS PESSOAS;

b) PARA MANTER A ISONOMIA NO PROCESSO;

c) PARA NÃO FRUSTRAR O PROCESSO INVESTIGATÓRIO;

d) GARANTIA DA SEGURANÇA PESSOAL.

IV - DATA DA CLASSIFICAÇÃO: com preenchimento automático;

V - PRESCRIÇÃO DO SIGILO: no sistema SGP existe a opção de PRAZO DA CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO, no sistema SIM existem as opções POR DATA ou POR MOVIMENTO:

a)Se for PRAZO ou DATA, deverá ser registrada data menor ou igual ao limite estabelecido por lei:

1.RESERVADO - 5 (cinco) anos;

2.SECRETO - 15 (quinze) anos;

3.ULTRASSECRETO - 25 (vinte e cinco) anos, e

4.INFORMAÇÃO PESSOAL - 100 (cem) anos, a contar da data da produção ou do recebimento.

b)Se for POR MOVIMENTO, deverá ser escolhido dentre as opções:

1.PUBLICAÇÃO OFICIAL;

2.HOMOLOGAÇÃO;

3.ARQUIVAMENTO ADMINISTRATIVO;

4.HOMOLOGAÇÃO DO ARQUIVAMENTO;

5.ARQUIVAMENTO e relacionados;

6.AJUIZAMENTO DA AÇÃO e relacionados.

VI - IDENTIFICAÇÃO DA AUTORIDADE CLASSIFICADORA: preenchimento automático com LOGIN do classificador e SETOR DE LOTAÇÃO.

Art. 16. A desclassificação de sigilo poderá ser realizada de maneira automática a partir da data da prescrição de sigilo, por movimento e também a qualquer tempo através de alteração da classificação de acesso.

CAPÍTULO III
DO PERFIL DOS USUÁRIOS

Art. 17. O nível de acesso às informações se dá pelo cruzamento da classificação de acesso com o perfil do usuário.

Art. 18. Os usuários são classificados em:

I - Internos: membros, servidores e estagiários do MPRS;

II - Externos: interessados em geral, independentemente de prévio cadastramento ou de demonstração de interesse;

III - Usuário com Associação à Informação: sendo este sujeito parte do procedimento e/ou seu representante legal devidamente cadastrado ou outro interessado e seu responsável cadastrado.

Art. 19. O acesso às informações ocorrerá conforme o perfil de acesso, podendo ser PERFIL ATUAÇÃO ou PERFIL CONSULTA.

Art. 20. O PERFIL ATUAÇÃO refere-se ao usuário interno responsável pela atividade, por atribuição do cargo ou por delegação de tarefa e acessa todos os elementos.

Parágrafo único. Caso a informação exija a classificação de acesso SECRETA ou ULTRASSECRETA e a atuação seja atribuída a um servidor específico, a delegação da tarefa será para a PESSOA e não para o grupo.

Art. 21. O PERFIL CONSULTA refere-se aos usuários que têm necessidade de acessar as informações institucionais sem possibilidade de atuação, conforme art. 18.

Parágrafo único. Demais casos serão encaminhados mediante fundamentação do pedido ao Serviço de Informações e Atendimento ao Cidadão – SIAC, na página do Ministério Público do RS na Internet e, após análise, será fornecida credencial que autorize o acesso conforme um dos perfis de consulta já existentes.

CAPÍTULO IV
DA BUSCA E DO ACESSO À INFORMAÇÃO

Art. 22. São elementos de busca e/ou de acesso:

I - CLASSE;

II - ASSUNTO;

III - EVENTOS;

IV - NÚMERO DO DOCUMENTO;

V - TEOR DOS DOCUMENTOS;

VI - NOME DAS PARTES/USUÁRIO;

VII - NOME DOS DEMAIS SUJEITOS;

VIII - DEMAIS DADOS DOS SUJEITOS.

Art. 23. A busca e o acesso aos elementos relacionados no art. 22 estão condicionados ao perfil do usuário e à classificação de acesso conforme Anexo III - Tabela do Perfil Consulta – Procedimentos Extrajudiciais e descrito a seguir:

Art. 23. A busca e o acesso aos elementos relacionados no art. 22 estão condicionados ao perfil do usuário e à classificação de acesso conforme descrito a seguir: (Artigo conferido pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

I - Quando a informação for OSTENSIVA:

a) USUÁRIO EXTERNO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS, NOME DAS PARTES;

b) USUÁRIO INTERNO: busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS, NOME DAS PARTES, NOME DOS DEMAIS SUJEITOS, DEMAIS DADOS DOS SUJEITOS.

II - Quando a informação for RESERVADA:

a) USUÁRIO EXTERNO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, NÚMERO, ASSUNTO e EVENTOS;

b) USUÁRIO COM ASSOCIAÇÃO À INFORMAÇÃO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS, NOME DAS PARTES/USUÁRIO. Nas hipóteses dos assuntos serem referentes à ATUAÇÃO FUNCIONAL, CONCURSO PÚBLICO, CONCURSO DE REMOÇÃO E PROMOÇÃO, AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO/PRODUTIVIDADE, PROCESSOS DE TRABALHO, ESTRUTURA ORGANIZACIONAL, CARGOS E FUNÇÕES, visualiza somente CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS.

b) USUÁRIO COM ASSOCIAÇÃO À INFORMAÇÃO: a solicitação de acesso deve ser analisada pelo responsável pelo procedimento, que decidirá sobre o pedido; (Redação alterada pela Ordem de Serviço nº 10/2016).

c) USUÁRIO INTERNO:

~~1. Nas hipóteses de PROCEDIMENTO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA relativo a servidores ou membros, busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;~~

1. Nas hipóteses de PROCEDIMENTO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA relativo a servidores ou membros, ou classificados no assunto 930282 – Auditoria Interna, busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS. (Redação alterada pela Ordem de Serviço n. 07/2018-PGJ)

1. Nas hipóteses de PROCEDIMENTO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA relativo a servidores ou membros, ou classificados no assunto 930282 – Auditoria Interna; de PROCEDIMENTOS CORREICIONAIS e subníveis; e de PROCEDIMENTO INVESTIGATÓRIO CRIMINAL (PIC-MP), busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS. (Ítem conferido pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

2. Nas demais hipóteses, busca e visualiza todos os campos.

III - Quando a informação for SECRETA:

a) USUÁRIO EXTERNO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;

~~b) USUÁRIO COM ASSOCIAÇÃO À INFORMAÇÃO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;~~

b) USUÁRIO COM ASSOCIAÇÃO À INFORMAÇÃO: a solicitação de acesso deve ser analisada pelo responsável pelo procedimento, que decidirá sobre o pedido;(Redação alterada pela Ordem de Serviço nº 10/2016).

c) USUÁRIO INTERNO: busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS.

IV - Quando a informação for ULTRASSECRETA: não haverá meio de busca e visualização;

V - Quando for INFORMAÇÃO PESSOAL:

a) USUÁRIO EXTERNO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;

~~b) USUÁRIO COM ASSOCIAÇÃO À INFORMAÇÃO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS, NOME DA PARTE/USUÁRIO (o próprio);~~

c) USUÁRIO INTERNO:

1. Nas hipóteses de PROCEDIMENTO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA relativo a servidores ou membros, busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;

2. Nas hipóteses de NOTÍCIA DE FATO (NF), PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO (PA), PROCEDIMENTO PREPARATÓRIO (PP), INQUÉRITO CIVIL (IC), PROCEDIMENTO INVESTIGATÓRIO CRIMINAL (PIC) busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS.

2. Nas hipóteses de NOTÍCIA DE FATO (NF), PROCEDIMENTO ADMINISTRATIVO (PA), PROCEDIMENTO PREPARATÓRIO (PP), INQUÉRITO CIVIL (IC), busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS.(Ítem conferido pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

3. Nas hipóteses de PROCEDIMENTO INVESTIGATÓRIO CRIMINAL (PIC-MP) PIC-MP, busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS.(Ítem acrescentado pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

VI - INFORMAÇÃO CONSTANTE EM PROCESSOS E PROCEDIMENTOS DE ÓRGÃO EXTERNO:

a) USUÁRIO EXTERNO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;

~~b) USUÁRIO COM ASSOCIAÇÃO À INFORMAÇÃO: busca por NÚMERO e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS;~~

c) USUÁRIO INTERNO: busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS, NOME DAS PARTES, NOME DOS DEMAIS SUJEITOS, DEMAIS DADOS DOS SUJEITOS, exceto quando for informação referente à QUEBRA DE SIGILO BANCÁRIO; QUEBRA DE SIGILO FISCAL; QUEBRA DE SIGILO TELEFÔNICO; INTERCEPTAÇÃO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (TELEMÁTICA E INFORMÁTICA); INTERCEPTAÇÃO TELEFÔNICA; MEDIDAS ASSECURATÓRIAS (BUSCA E APREENSÃO DE BENS; MEDIDAS ASSECURATÓRIAS (INDISPONIBILIDADE/SEQUESTRO DE BENS).

c) USUÁRIO INTERNO: busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS, TEOR DOS DOCUMENTOS, NOME DAS PARTES, NOME DOS DEMAIS SUJEITOS, DEMAIS DADOS DOS SUJEITOS. (Redação conferida pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

1. Nas hipóteses de QUEBRA DE SIGILO BANCÁRIO; QUEBRA DE SIGILO FISCAL; QUEBRA DE SIGILO FINANCEIRO; QUEBRA DE SIGILO TELEFÔNICO; INTERCEPTAÇÃO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO (TELEMÁTICA E INFORMÁTICA); INTERCEPTAÇÃO TELEFÔNICA; CAUTELAR INOMINADA - DE BUSCA E APREENSÃO; BUSCA E APREENSÃO; MEDIDAS ASSECURATÓRIAS (BUSCA E APREENSÃO DE BENS; INDISPONIBILIDADE/SEQUESTRO DE BENS), busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS. (Ítem acrescentado pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

2. Nas hipóteses de informações referentes às classes MEDIDAS CAUTELARES e subníveis; PROCESSOS CAUTELARES e subníveis; PROCESSO CAUTELAR e subníveis; PROCEDIMENTOS CAUTELARES e subníveis; PEDIDO DE BUSCA E APREENSÃO INFRACIONAL; BUSCA E APREENSÃO EM ALIENAÇÃO FIDUCIÁRIA; e MEDIDAS ASSECURATÓRIAS, busca e visualiza CLASSE, ASSUNTO, NÚMERO, EVENTOS. (Ítem acrescentado pela Ordem de Serviço n. 17/2020-PGJ)

Parágrafo único. Informações de conteúdo como NOME DAS PARTES, NOME DOS DEMAIS SUJEITOS, DEMAIS DADOS DOS SUJEITOS e o TEOR DOS DOCUMENTOS deverão ser consultados no órgão de origem.

Art. 24. Esta Ordem de Serviço entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a Ordem de Serviço nº 04/2013.

PROCURADORIA-GERAL DE JUSTIÇA, em Porto Alegre, 16 de julho de 2015.

MARCELO LEMOS DORNELLES,
Procurador-Geral de Justiça.

Registre-se e publique-se.

Karin Sohne Genz,
Promotora de Justiça,
Chefe de Gabinete.
DEMP: 17/07/2015.

Anexos

ANEXO I

ANEXO II

ANEXO III

ANEXO IV